Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği 23 Ocak 2022

Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” (“Yönetmelik”) 14.01.2022 tarihli ve 3719 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yayımlandığı tarih itibariyle yürürlüğe girmiştir.

Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS)’in Kurulumu ve Yönetimi

Bakanlık tarafından tüm kooperatiflerin, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda eriştiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği KOOPBİS kurulmuştur. Denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu arttırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan KOOPBİS’te, kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları, finansal tabloları, gayrimenkul durumları, yönetim kurulu ve denetçi raporları, genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınmaktadır.

Kimler KOOPBİS Yetkilisi Olabilir?

Kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir. Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi de atanabilir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.

KOOPBİS Yetkilisinin Görev Ve Sorumlulukları

• Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
• Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
• Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
• Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce gerekli diğer verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,
• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,
• Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
• Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,
• KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek,
• KOOPBİS’te gerekli diğer güncellemeleri gerçekleştirmek ve yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak ile görevli ve sorumludur.

Ortaklar KOOPBİS’e Nasıl ve Hangi Bilgi ve Belgelere Erişim Sağlayabilir?

KOOPBİS’e erişim e-Devlet Kapısı üzerinden gerçekleştirilmektedir.

Kooperatif ortakları;

• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin Kooperatifler Kanunu’nun 66. ve 69. maddeleri hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporları genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren KOOPBİS’ten inceleyebilir.
• Genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilir.
• Ortağı olduğu kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere KOOPBİS üzerinden erişebilir.

KOOPBİS Yetkililerinin Veri Girişi Ve Bildirim Yükümlülüğü

KOOPBİS yetkilileri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu ve denetçi raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli diğer bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarmak yükümlülüğündedir.

KOOPBİS yetkilileri; Yönetmelik ekinde yer alan ve KOOPBİS’ten de erişilebilen aydınlatma metnini, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına, KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içerisinde okutur, imzalatır ve arşivler.

İdari Para Cezasını Gerektiren Haller Nelerdir?

• KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarına ilişkin maddede düzenlenen yükümlülüklere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.
• Yönetim kurulu üyelerinin her biri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.
• Yönetmelik geçici 2 nci maddenin ikinci fıkrasında düzenlenen aydınlatma metninin imzası ve arşivine ilişkin yükümlülüğünü süresi içinde yerine getirmeyen yönetim kurulu üyelerinin her biri bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.